无论是独董制度改革，或是国企改革三年行动，政府、企业都建设优化董事会，最大限度地提高其董事会运作的有效性。实现这一目标的一个关键是利用董事会门户工具。董事会门户通过简化通信和确保对关键信息的安全访问，改善董事会管理。根据数据显示，到2026年，全球董事会门户市场规模预计将达到94亿美元，2021年至2026年预测期的复合年增长率为16.5%。
董事会作为企业的决策中枢和治理中心，董事会门户的应用能够为董事提供履职平台，强化决策信息支撑，帮助董事全面了解企业运营情况。下面是一篇全面的董事会门户信息指南，帮助您更好的了解董事会门户和会前会后。
1、什么是董事会门户？
董事会门户是一个全面的董事会管理平台，它帮助董事会成员在一个平台上完成所有工作并进行监控，并能够召开会议、安全访问文档、实时沟通和协作。它用高效、安全的数字化解决方案取代了基于纸张的会议与管理。董事会门户提供了安全文档共享、投票、注释、会议安排和文件实时更新等功能，为董事履职提供全面的信息支持和决策支撑。
2、谁在使用董事会门户？
董事会成员和相关工作者
董事会成员和相关工作者是董事会门户中的主要用户，他们使用董事会门户平台访问机密材料、实时讨论并参与协作、对重要事项进行投票决策。董事会门户为董事提供了一种安全便捷的方式来保持信息的更新、随时参与讨论并做出明智的决策。董事会相关工作者包括董事会办公室的工作人员，他们组织会议、准备会议议程、分发会议材料，保证会议全流程流畅运转。董事会门户通过集中式的文件存储库、一键分发会议通知和会议材料以及实时更新和协作的功能简化了他们的工作。
高管
一些企业也将董事会门户使用在领导层会议中，它以灵活、安全、便捷的优势提高了高管们在会议上协作的效率，优化了参会体验与舒适度。董事会门户可以灵活的安装在任何移动设备中，参会高管可以在异地实时参会，同现场的参会者共览一页文件，同看一块屏幕。董事会门户提供的会议服务，是一种替代面对面会议方式的解决方案。
3、改善董事会运作，从哪些方面着手？
改善董事会运作从未如此简单。董事会门户提供了一个集中式的董事会平台，可以简化董事会与委员会的会外协作，并使管理员和公司秘书更容易管理会议。
改善沟通
有效的沟通对于董事之间的有效协作至关重要。借助董事会门户，董事可以使用任何设备、在任何位置，轻松共享信息、协作和实时沟通。这可以防止信息获取不一致而存在误解，并帮助董事会成员快速做出明智的决定。
增强安全性
董事会门户符合企业需求的安全性，保护敏感信息免受未经授权的访问、黑客攻击或数据泄露等问题的影响。同时，为了保护董事会的信息安全而实施多种安全措施，例如算法加密、防火墙、双重身份验证和数据备份。这可确保董事会信息始终保持在机密、安全的环境中。
提高生产力
简化董事会运作和减少重复性的任务有助于提高董事会生产力。使用董事会门户时，董事可以快速访问数据和报告，并进行有效地协作。这也使董事能够做出更好的决策，提高效率并推动更好的企业治理。
更好地决策
获取全面的相关信息和文件对于董事做出明智的决策至关重要。董事会门户使董事会成员能够轻松访问最新的信息、上一秒更新的文件以及以往的会议文件资料，以了解各种决策的影响。通过利用这些功能，董事会可以做出符合组织战略目标的明智选择。
降低成本
董事会门户将董事会所需功能整合到一个平台中，消除了对文档管理、协作、投票、会议管理、电子签名等功能的单独工具或系统的需要，使用一个软件就能完成董事会的管理，降低了使用多个软件系统相关的成本并简化操作。
更好地治理
改善治理是董事会门户的目标之一。用户可以跟踪和管理其活动，确保他们运作流畅的工作流，结合规章制度将运作流程嵌套进门户工具中，对日常工作习惯形成刚性约束，支持更好的治理实践。董事会门户工具是董事会的一项有价值的投资，因其可以改善运作方式并实现更好的结果。
4、董事会门户的使用场景
董事会门户备受董事会青睐，既是因为与董事会使用场景的契合，也是因为它的使用在董事会管理的过程中带来了降本提质的效果。结合场景中的使用能够更直观的体现出董事会门户带来的价值。
董事会会议及沟通
董事会门户通过提供一个集中统一的平台来简化整个会议和沟通的过程。董事可以在此访问董事会文件所有重要的信息。董事会门户还允许董事会前在线审查浏览会议议程、会议文件。在会议期间，董事可以使用董事会门户查看和注释文档，协作处理任务和项目，以及实时相互通信。董事会门户还提供安全的信息传递和通知，确保及时有效地共享重要信息并采取行动。
文档管理和共享
董事会门户可用于管理和共享与董事会和委员会工作相关的文件，便于董事随时可以安全高效地访问和查看文件。董事会门户还提供文件更新和审计跟踪功能，在保存旧版本文件的同时，保证新文件覆盖旧文件，确保新旧版本的文件不会混淆，并跟踪和记录文件版本的更改。正确使用董事会门户，无论是董事会还是委员会的工作，董事会都可以极大增强其文件工作流程的管理能力。
战略规划和绩效监控
董事会门户还可用于支持战略规划和绩效监控工作。存储董事需要访问或审查的所有数据，包括关键绩效指标、运营数据和财务报告，董事会门户凭借其一体化功能，使董事免于使用不同的工具进行协作和履职。董事会门户可以提供实时监控和报告。董事能够跟踪相关工作任务的进度，并根据当前数据做出明智的决策。
从优化董事会流程到管理文档，在许多公司的董事会实践中可以看出，董事会门户在董事会中产生了十分有效的作用。但是，要找到适合企业需求的产品，还应了解需要在董事会门户中寻找哪些功能。
5、在董事会门户中寻找董事会需要的功能
每个董事会门户都具有独特的功能，并且具有不同的定价和优势。然而，这使得董事会很难缩小选择范围。企业将自身需求与董事会门户的功能相结合，董事会门户的主要功能有一下几个方面
1. 会议管理
日程安排：董事会门户允许用户安排会议、发送会议通知和文件以实现无缝协调。
议程创建和分发：用户可以创建会议议程，添加相关文档或主题，并在会议前将其分发给参与者。
会议记录和笔记：该软件使与会者能够在会议期间做笔记，并自动生成全面的会议记录以供参考。
会议任务督办跟踪：董事会成员可以跟踪和分配跟进项目、设定截止日期并监控进度以确保透明度和问责制。
2. 文档共享
集中式文档存储库：董事会门户为存储董事会相关文档（如会议记录、财务报告和战略计划等）提供了一个安全且统一的存放下载的位置。
文件更新和历史版本跟踪：用户可以下载不同版本的文档、跟踪更改并访问修订历史记录，以便于参考和协作。
安全文件共享：董事会成员安全地共享文档，确保数据的机密性和完整性。
离线访问和同步：用户可以离线访问文档，并在重新获得互联网连接时同步更改。
3. 协作工具
群组聊天：董事会门户工具提供群组聊天功能，董事会成员可以在其中进行实时或异步讨论、分享想法。
任务管理和分配：董事会成员可以创建和分配任务、设置优先级并跟踪进度，从而促进团队之间的协作和问责制。
通知及提醒：一键发送通知和提醒，让董事会成员了解任务或文件更新、截止日期或任何其他重要的信息。
文档注释和协作：多个用户可以同时注释文档、进行协作，从而促进高效的协作和决策。
4. 投票和决策
电子投票：采用线上方式对议程项目、决议进行投票，无需手动记录投票过程。投票结束后，可实时显示会议投票结果，会后导出决议汇总页至会议纪要中。
电子签名：此功能使董事能够以电子方式签署重要文档，例如会议纪要和决议，从而简化签名过程。
决策跟踪：跟踪有效决策或投票所需的参与者数量，设置投票人及权限，防止任何未经授权的决策。
决策记录：董事会门户记录并保存投票和决策的结果，便于查看和参考过去的决策。
5. 会议纪要和操作
生成会议纪要：会后能够自动生成会议纪要，总结会议记录，跟进项目，投票结果和其他相关数据，按照用户预先设置的会议纪要模板导出。
审计跟踪：审计跟踪允许管理员跟踪用户活动并记录任何修改，确保正确使用系统并降低潜在风险。
6、如何成功配置董事会门户？
毫无疑问，董事会门户可以使会议准备工作变得更容易，并更快地筛选材料。确保成功使用董事会门户，请考虑以下流程：
1、获得利益相关者的支持 — 在流程的早期让关键利益相关者（包括董事会成员、高管和IT人员）参与进来，清楚地传达使用董事会门户的好处，并解决他们可能有的任何疑虑或异议，获得他们的支持和参与至关重要。
2、考虑不同产品的服务能力 — 在选择董事会门户之前，请全面评估其服务能力。考虑其客户服务响应能力、培训材料的可用性和技术支持等因素。提供强大支持的产品供应商将帮助董事会成功实施和持续使用门户工具。
3、为用户提供培训和入职培训 — 为所有用户（包括董事会成员、高管和行政人员）提供全面的培训和入职培训。提供有关如何产品使用、访问文档、协作和使用任何其他功能的明确说明。并考虑提供在线培训选项，以适应不同的学习偏好。
4、在实施时评估董事会门户的使用情况 — 在实施后定期评估董事会门户的使用情况。关注用户采用率，征求用户反馈，并向供应商反馈任何潜在问题或需要改进的领域。此评估将帮助您优化和改善董事会门户的使用，解决问题，并确保最大利用率。
5、定期检查董事会门户更新 — 及时了解董事会门户提供商的最新更新的功能和版本。对于维护，明确是否有软件补丁、安全更新和新增功能，以确保门户保持安全和正常运行。此外，门户提供商会提供必要的培训或文档以实现平稳过渡。
配置董事会门户需要精心规划和执行，通过上述步骤，以及遵循这些实践步骤，可以成功实施董事会门户并实现其全部优势。
7、会前会后：满足您独特要求的多功能董事会门户
凭借着与董事会场景的契合，会前会后成为满足董事会多样化需求的通用的解决方案之一。其适应性和全面的功能确保它可以满足董事会的独特要求，无论是会议准备还是文档管理。
借助会前会后，您可以获得一个强大的董事会门户，该门户可促进高效协作、增强治理实践，并使您的组织不断优化，提高董事会治理能力。
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