在线客服

董事会建设|重新定义董事会会议SOP

forrestyang 发布于 2024-01-18

数字时代的无缝衔接反映了传统的董事会会议方式效率低下,尤其在网络覆盖及异地履职普遍以后。董事会紧跟管理数字化步伐,用会前会后构建董事会议案申请、会议管理、决议签字、记录归档全过程数智化链条,为董事决策提供有力信息保障。

文件平台

为会议制作大量会议文件供董事审阅,效率低且耗费时间精力多,还浪费各类纸质材料资源。不只在会议中,在会前董事也需要大量的企业资料来全面了解企业的运营状况。在此,管理员可以将企业文件资料上传至会前会后文件库中,将会议议案上传至会议任务对应议题下。会后,会议资料一键转存,保存至文件库中,或打印文件并装订为档案进行存档。

董事会建设|重新定义董事会会议SOP插图

会议筹备

召开董事会会议前,工作人员要与各相关部门、专门委员会通过电话、会议、通知等方式沟通征集议题,并针对各部门、各子公司上报的议题进行严格把控和审核,进行会前审批和沟通。会前准备完成后,会前会后管理员根据已经确定的会议时间,发布会议任务和通知,及时通知各位董事、外部董事参会,并将议题资料报送至董事处进行会前审核,做好会前筹备。

线上浏览

出席董事会会议的成员包括董事、监事、董秘、证券事务代表和部分高管等,在会议中需要浏览会议资料,对议题议案进行沟通并做出决策。会前会后可为所有参会者提供在文件上的协作,包含文件页面同步、会议批注共享等,确保在会议演示过程中每个人的设备都在同一页面上,并可以随时自主退出。

在线决议

在董事会会议中,董事通过会前会后可进行线上材料审阅,从审议签批到表决票签署、决议签署,各节点有序衔接,实现“云审批”“云签署”。无论是以通讯方式入会的董事还是现场参会的董事都能实时投票并快速统计投票结果,完善“投票进度跟踪、投票结果反馈、投票记录存档”的决策流程。

董事会建设|重新定义董事会会议SOP插图1

决策落实

董事会作出决议后,根据决议事项所涉及的具体工作内容,安排会后执行。但由于决议督办不够及时全面,难以使董事会全面了解及掌握决议执行的情况全貌。同时,督办事项执行情况未及时反馈至董事会,董事会难以了解任务的进展,也没有产生相关的经验回馈。

在会前会后系统中,会中可根据会议内容直接安排督办项目,设置截至时间与完成人等督办信息,任务发布者可监控会议任务的完成状态,完成人实时主动反馈该任务的完成情况,避免因传统邮件或其他方式询问或催促而产生误会。

会议纪要

良好的会议记录能记录下会议的主要信息,便于存档及后续查找。会前会后在会议结束后能够快速导出会议纪要,企业可以修改符合本公司的会议纪要模板,这样可以在会后第一时间导出会议纪要,交给参会董事签字。

会前会后突破董事会管理瓶颈,使董事会会议线上工作路径更加通畅,逐步实现流程可视化、会议无纸化、管理信息化,适应当前“现场+通讯”会议模式新要求,为董事会规范运作、高效管理提供信息和技术保障。

是否对您有帮助?与您的朋友分享!

体验会前会后

了解会前会后如何为您带来卓效的会议体验—无论您在哪里,使用什么平台。

Azeus Convene - Trial

为您的企业获取
会前会后免费版

免费试用
Azeus Convene - Demo

安排免费演示
了解会前会后使用细节

安排演示
Azeus Convene - Price Quotation

了解会前会后
更多产品功能细节

咨询更多