企业三会管理：解决文件更新问题的更多方式

目前，许多公司仍是通过邮件的方式向董事、股东、监事发送文件。但是企业三会事务复杂，文件更新是经常发生的事情。在企业以传统方式处理文件更新问题时，经常会出现文件信息泄露，文件状态无法跟踪、文件版本混乱等问题。这些对董秘董办造成了极大的困扰，这些成为董事会亟待解决的问题：

降低文件安全性

通过邮件发送文件的弊端之一就是容易错发给他人。发错邮件是一件尴尬的事情，尤其发生在企业三会里面，当文件错发后，文件信息就会无意中泄露给他人。当文件更新后，更新后的文件需要再次将文件发送给收件人，造成不必要的重复性工作。

无法确定文件的阅览状态

以邮件发送文件无法确定文件的可视范围，也无法跟踪文件的阅览状态。当更新后的文件发送过后，董秘无法确定对方是否真正接收到了文件，也无法得知更新过后的文件有没有被所有人阅读。极大的不确定性横亘在以邮件更新文件的方式之中。

文件混淆并多次打扰

当文件多次更新时，对方领导往往被多次打扰。重复接收同一个文件名的文件，接收者也会感到困扰。尤其是将这些文件都下载到本地之后，新旧文件极易混淆。

文件回收

当有些涉密文件会后需要回收销毁，但是邮件并不具有回收的功能，邮件一旦发出，便不能再收回，包括其中的文件。

会前会后作为董事会管理系统，在企业三会的管理中发挥着极大的作用，常常被用来解决企业三会中的各种问题。当企业需要文件更新时，只需要在系统中的原文件点击上传版本，选择新版本的文件即可完成文件的更新。新版本的文件会覆盖旧版本的文件，旧版本文件作为历史版本存在产品的历史记录中。新旧版本不会混淆，旧版本也不会消失。在此基础上，针对旧版本文件设置的权限依旧会保留到新文件上，保护文件信息不被泄露。