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哭了,会议文件总是需要更新怎么办?

forrestyang 发布于 2024-01-25

高管会议前,会议管理员已经做了充分的会议准备。但总是无法避免会议文件再次修改的问题,尤其是会议中临时修改会议文件或资料,需要重新打印会议资料并进行装订,还要再次将新文件发给参会领导并做出解释。

寻找合适可用的高管会议管理工具可以减少许多麻烦,会前会后就能够解决文件反复更新的问题。比如管理员将会议文件上传至会议议程中,若有文件更新直接上传新文件,新文件就会实时更新至参会高管的移动端,避免管理人员逐一通知、提醒以及高管混淆新旧文件从而影响决策。

哭了,会议文件总是需要更新怎么办?插图

会议文件更新:方便快捷

召开高管会议前,会议管理员需要辛苦打印并装订好上千张纸质会前材料,一旦文件有改动需要更新,上千张纸质文件可能都要作废,重新打印并装订,进行费时费力的重复性工作。

而会前会后可以随时上传更新版本的电子文件材料,实时同步到参会者应用端。新文件上传后会覆盖旧版本文件,但旧版本文件及文件上的批注不会被删除,可以供参会人员参考。

文件安全保护:权限设置

文件更新后会不会更改原文件的权限设置?原有文件的权限都会保留,设置的谁可以浏览,在哪项议程之下,后接投票或是签字等任务,都不会更改,更新的只是文件而已。

纸质文件包含会前打印、装订、搜集、销毁等环节经手人多,总难做到完全保密。纸质文件容易丢失,且随手放置,容易被外人看到内容,无法保证文件安全。相比之下,文件无纸化后,文件安全能够得到更有效的保护。为会议文件设置文件权限,设定谁可以以浏览这份文件、这项议程,除了被赋予此项权限以外的人,其他人无法浏览这份文件和这项议程。除此之外,会前会后还有双重身份验证、文件自动水印、审计跟踪等文件安全保护措施。

哭了,会议文件总是需要更新怎么办?插图1

会前会后,完成高管会议的全过程管理

走过岁月与市场的考验,会前会后已经发展成为企业高管会议的可靠工具。不只满足对会议质量和会议效果的需求,还能在会外进行协作与互动。会前进行会议议程下发、会议文件传输等,参会人员需要提前浏览会议文件并勾画文件批注,从而做好充分参会准备;会中能够进行远程会议视频和音频的通话,并通过会议同屏页面同步、批注共享等功能进行远程会议协作;在会议结束后,企业需要下发会议纪要、跟进决策落实情况、进行会议文件的共享与存储等。

作为一个董事在线履职系统,会前会后已经遍布全球100多个国家。当董事会成员和企业高管以方便、安全的方式协作时,企业信息才能得到最好的保障。借助会前会后,企业可以简化会议流程,提供更加安全的会外沟通环境,同时保护公司免受网络安全的危险侵害。

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