董事会在新旧文件更替时,容易出现哪些问题?

forrestyang 发布于 2023-04-28

会议进行中或开始前,临时的文件更新和替换十分容易出现问题。尤其是在新旧版本差异不大、名称一致的情况下,参会者容易将新旧版本的文件混淆,或者使用错误的文件。所以,董事会在新旧文件更替时,经常容易出现以下问题:

1、新文件更新替掉旧文件,旧文件无法保存

新文件替代掉旧文件,参会者就无法再查阅旧文件,只能查看新文件。这是大多数企业所面临的问题,因为他们想要保存旧版本文件。即使不使用旧版本文件,也希望保存它的信息和内容。

2、新旧文件替换,参会者版本混乱

通过邮件、微信更新文件,参会者同时拥有新旧两个版本的文件,极易造成文件混乱,从而混淆哪个文件是新文件、哪个文件是旧文件。

3、更新文件后,旧文件所设置的权限没有转移到新文件

针对不同的参会角色设置不同的权限,企业借此来控制文件的可视范围。旧文件在发送时已经针对不同安全情况做了对应的安全措施,更新文件时匆忙间则容易忘记,而产生安全风险。

董事会在新旧文件更替时,容易出现哪些问题?插图

使用会前会后系统时,需要更新的文件可以随时上传,各位董事也会在第一时间收到最新的文件,但此时旧版本的文件和信息通过管理端仍可以访问和下载。更新的文件覆盖于文件以往版本之上,保证所有人的文件都是最新一版,董事随时打开的都是最新版本的文件,不会出现文件混淆的情况。

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