董事会在新旧文件更替时，容易出现哪些问题？

会议进行中或开始前，临时的文件更新和替换十分容易出现问题。尤其是在新旧版本差异不大、名称一致的情况下，参会者容易将新旧版本的文件混淆，或者使用错误的文件。所以，董事会在新旧文件更替时，经常容易出现以下问题：

1、新文件更新替掉旧文件，旧文件无法保存

新文件替代掉旧文件，参会者就无法再查阅旧文件，只能查看新文件。这是大多数企业所面临的问题，因为他们想要保存旧版本文件。即使不使用旧版本文件，也希望保存它的信息和内容。

2、新旧文件替换，参会者版本混乱

通过邮件、微信更新文件，参会者同时拥有新旧两个版本的文件，极易造成文件混乱，从而混淆哪个文件是新文件、哪个文件是旧文件。

3、更新文件后，旧文件所设置的权限没有转移到新文件

针对不同的参会角色设置不同的权限，企业借此来控制文件的可视范围。旧文件在发送时已经针对不同安全情况做了对应的安全措施，更新文件时匆忙间则容易忘记，而产生安全风险。

使用会前会后系统时，需要更新的文件可以随时上传，各位董事也会在第一时间收到最新的文件，但此时旧版本的文件和信息通过管理端仍可以访问和下载。更新的文件覆盖于文件以往版本之上，保证所有人的文件都是最新一版，董事随时打开的都是最新版本的文件，不会出现文件混淆的情况。