一场真正的董事会会议是什么样子的?

forrestyang 发布于 2022-05-13

一场真正的董事会会议是什么样子的?插图

全球企业每年召开董事会会议不计其数,包括重要董事会会议、日常董事会会议以及董事会专门委员会会议等类别。在董事会会议筹备的过程中,直到会议开始前的最后一秒,会议文件的内容都可能还需要更改,筹备会议的董秘或者秘书,需要立即更新文件并重新打印成纸质文件,分发给参会人员。如果部分董事身在海外,无法传递纸质文件,就只能依靠电子邮件的形式来分发会议文件了,但无法保证通过电子邮件分发文件的安全性。

由此可见,传统的董事会会议,从会前筹备到会后整理,整个过程困难重重,麻烦不断。随着技术不断升级发展,很多企业开始利用会前会后董事云来召开董事会会议,借助现代化工具和手段,实现更成熟完善、更高效便捷、更先进智能的董事会会议。

下面我们一起来看,一场真正的董事会会议是什么样子的,企业如何通过会前会后董事云,实现董事会会议转型的?

会前筹备阶段

1. 上传会议文件

通过会前会后董事云管理后台下发会议通知,设置会议时间、地点等基本信息,同时可以设置会议议程,上传每个议程对应的会议文件。文件格式支持PowerPoint、excel、word,还有txt、pdf和img文件等主要办公格式。

在会议开始前的最后一秒,也能随时修改文件,随时上传更新,实时同步到董事会成员应用端,十分方便。

2. 添加主办人、协作者、参会人员

一场真正的董事会会议是什么样子的?插图1

在后台,可为会议添加主办人、协作者及与会人员。

协作者在会议发布前,可与会议主办人共同准备议程和会议文件,可使用管理网站存取这个会议的资料,但不能在会前会后应用程序上查阅这个会议。

协作者可以看到所有议题和文件,也可以设置只能看到其负责的议题及文件。

3. 文件及用户权限

可为所有参会董事设置文件的浏览及下载权限,也可以设置议程的浏览权限,控制议程的标题不显示给受限用户,全力保障了会议文件及议程的安全。在董事会文件的保护上,除了设置文件及用户的权限,会前会后董事云还提供文件水印、操作痕迹跟踪、设备丢失一键删除数据等安全举措,还能为企业提供独立的私有化部署,为董事会文件创造至高安全环境。

一场真正的董事会会议是什么样子的?插图2

4. 参会董事提前浏览文件

当会议通知下发后,参会董事可在应用端收到通知。可提前浏览会议文件并做私人批注,做好充足的会议准备。如果董事在出差途中,或者碰到网络不好的情况,也能够离线浏览并批注文件。

会中进行阶段

1. 安装应用程序

无论手机、平板,还是Windows端,都必须安装会前会后董事云应用程序,参会人员通过应用程序加入会议,无需登录网页后台。网页后台只供董秘、秘书等会议筹备人员进行会议管理。

对于参会人员用什么设备登录应用程序最安全,是使用公用的会议室设备还是私人设备?会前会后采取了很多安全措施,不管用什么设备进行登录,都是安全的。

2. 登录应用程序

会前会后董事云应用程序不但提供密码登录形式,还可以使用指纹和人脸登录。

3. 统计出席情况

在会前会后董事云后台,可以实时看到会议出席情况;在应用端也能看到当前谁在线,实时掌握出席董事情况。

4. 邀请其他参会人员

当会议已经开始时,会议主办人依然可以邀请其他用户参加会议。只需在应用端输入被邀请者的邮件地址,一键发送。被邀请者就会收到从服务器端发来的带有加入会议链接的邮件邀请。

一场真正的董事会会议是什么样子的?插图3

5. 文件及批注同步

电子演示稿实时同屏,主讲人批注也能同步共享,会议具有高互动性。参会董事可以做共享或私人批注,共享批注对会议所有与会者可见,私人注释只有批注的作者可见。无论董事身在何地,都能够实现会议文件的同步浏览和批注,十分方便。

6.  “一键更换主讲人”功能

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会议中,如果需要更换主讲人,可以一键传递角色。其他参会的董事也可以“申请发言”成为主讲人。

7. 电子签功能

董事会成员可直接在需要签字的文件上进行电子签字,如果文件有修改,重新上传即可。省去了传统会议中打印并轮流交由董事签字的流程,更方便高效。

8. 投票表决功能

在后台可针对议题添加投票表决,设置记名/不记名投票。在会议召开时,董事会成员可直接进行投票。操作简单,投票结果直观呈现。投票结束后,后台自动生成每位董事的投票汇总页,让参会董事针对本次会议所有投票结果电子签字确认,确保结果真实有效。

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9. 项目分配功能

会议进行阶段,董事会成员可针对某项会议议题添加“项目跟进”,设置项目负责人、完成时间、到期提醒等信息,一键向被指派项目的负责人发送邮件通知,快速发起任务。操作简便,任务分配权责分明。

会后整理阶段

1. 一键导出会议纪要

在会议结束后,后台可一键生成会议纪要,选择需要在纪要中显示的投票、表决、笔记等信息,一键导出即可。会议纪要模板可自主设置。

2. 一键导出会议文件包

将所有电子版会议文件和资料,包括会议前资料性材料、会议期间形成的决议文件等,保留材料上会议批注,全部打包归拢整理成pdf文件,一键导出到桌面或者“文件库”中,下载及打印十分方便。

3. 查看已召开会议

即使会议已结束,董事仍然可以查看历届会议资料以及所有注释。

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4. 文件库

作为安全成熟的共享文件存储库,在会议结束后,可直接将会议文件导入文件库,实现会议文件共享,方便董事随时随地线上检索并查阅。管理员平时也可随时在其中上传并管理与董事有关的报告、数据等文件资料,有效帮助董事全面了解行业发展动态和企业经营管理情况。同时作为可信任的董事会单一信息来源,避免了多方信息来源误导董事会决策。

5. 问卷调查

有的公司每月都会向各个部门发送邮件,统计更新人员资料。利用会前会后“问卷调查”功能,可以获取并导出反馈信息,实现信息收集与更新的目的。

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董事会成员大多年龄较大,对电子设备不熟悉。会前会后董事云界面直观简洁,易于使用。会前会后团队也可以为他们提供一对一的支持,帮助他们解决困难。总的来说,会前会后董事云已经成为企业董事会完善工作模式、提高工作效率必不可少的工具!

截至目前,会前会后已在全球100多个国家备受信赖,遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

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