改善无纸化会议沟通的五项策略

随着商业环境的发展，董事们的角色越来越活跃，每天都有越来越多的董事开始参与更多的日常工作，虽然他们已经承载着密集的日程安排，正如你所想象的那样，这就产生了一些有关时间管理的问题。为了解决在这一行为可能出现的挑战，加强沟通策略是必要的。

这里有五个要点需要考虑，当你提出你的新策略：

鼓励积极的态度

董事应该对公司在市场上的定位有很好的了解，最好通过积极主动的态度来实现。

在参与信息收集的过程中，董事能够使一些战略重点但经常被忽视的问题变得通俗易懂。例如, 确定你的商业模式是否受到不同形式的技术进步的影响，了解和衡量这些数字创新的影响可以对任何类型的组织产生有意义的结果。

明确会议目标

在钻研一个问题时，有必要确定一个讨论的最终目标。高管可以从问自己类似问题开始：

• 这会增加我们组织的价值吗？
• 我有什么独到的见解可供参考吗？
• 谁最有可能受到被执行的行动步骤的影响？

建立健全的结构

通过事先确定这些问题的答案，董事们可以有效地交换意见，避免在琐事上浪费时间。

此外，董事们通常都很忙，倾向于做出许多承诺，因此无纸化会议会议应该寻求一种洞察力驱动和结果导向的氛围。

据统计，上层管理者通常花 50%的时间在会议上；另外，管理人员认为 67%以上的会议都是失败的。为了便于在无纸化会议进行有意义的讨论，适当的准备是关键。

除了制定一个会议议程，其能够组织所有的无纸化会议文件，无纸化会议还应考虑建立一个标准化的模板，将管理所有与无纸化会议有关的意见书。这种格式必须全面，使整个管理委员会能够很容易地提取关键信息。

改善透明度和生产力

鉴于合作对于商业环境的成功至关重要，在无纸化会议中实施应用应被视为当务之急。

管理人员必须确保整个会议过程处于最佳状态，并使关键人物保持在循环中。通过监督整个讨论，他们可以帮助董事履行职责，并帮助建立一个透明的环境。

除了展示调查结果之外，公司还可以为最终评论和修改分配时间。通过采取这些行动步骤，董事们将能够从中获得有价值的见解，从而引导公司朝着正确的方向前进。

会议室集成技术应用

技术进步极大地影响了商业领域，而会议室也没有什么不同。随着体积和复杂程度的遵守标准的增加以及监管行动的激增，无纸化会议更需要动态的解决方案。因此，会前会后系统专门为解决无纸化会议环境的痛点应运而生。

在市场上很容易获得对文件、任务和项目管理有帮助的解决方案。地理距离也不再是一个问题，特别是对于那些通过软件技术而远程定位的董事来说。技术娴熟的无纸化会议成员们将这些解决方案视为未来的一个革命性的方式。

为组织选择正确的协作解决方案应该基于全面的考虑——功能、价格和其他相关指标——因为这些工具会严重影响会议过程。考虑使用一个统一的通信解决方案，如会前会后解决方案，以提高协作效率和生产力为出发点，不仅在您的会议室中，而且可以应用到整个工作当中。

总之，无纸化会议是所有类型的组织的支柱，恰当的沟通作为其链条。随着消费者期望值继续上升，无纸化会议的功能也应该相应地改进。希望本文中讨论的五点可以帮助指导您的组织，同时提出新的策略。

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