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开会时间太长又没结果?关于高效会议的七大建议

forrestyang 发布于 2022-01-13

会议是管理工作的一种重要方式,它对于公司收集员工的意见,以便上级做出决策有着重大的意义。然而提起开会,不知大家是否有同感:

开会结束了,感觉啥都没有产出……

本来计划一小时开完的会,拖到了三个小时还没结束……

开会时间太长又没结果?关于高效会议的七大建议插图

拖沓的节奏,即兴的跑题,模糊的决策……这些都让公司会议变得漫长而无效,那么如何才能开一场高效的会议呢?下面列出七大有助于开展高效会议的建议:

  • 会议主题要唯一

一次会议最好就只有一个主题,这样可以集中时间和精力高效解决问题,减少会议时间。会议目的明确,任务相对集中,才可以进入通知召开阶段。会议主旨较多的会,建议分别召开或者精简形式。

  • 发送会议通知

会议通知包括会议目的、人员、时间、地点、会议议程以及会议要求等。会议应提前通知参会人员,必要的时候还要提醒参会人员到会。对会议上需要讨论的资料等,随通知发给参会人员,让参会人员做好准备,开会时积极发言,各抒己见,迅速做出决策,从而提高会议效率。

  • 做好会前准备

会议筹备人员应提前做好会前准备,准备充足了自然能提高会议效率。内容包括:设备调试,如投影仪,视频设备等;物料准备:会议中需要用到的笔,纸等;资料准备,会议中需要用到的文件材料。

  • 明确的会议流程

有明确的会议流程,才能保证会议在指定的时间内按照计划的方向发展。会议要遵守会议程序,严格遵守会议纪律。会议主持人要严格把控时间,较长的会议要分阶段进行,每阶段发言人的时间要规划和控制好。同时还需要参会人员会前充分准备和会上的合理即兴发挥,时间必须紧凑起来,超过时间,参会人员的耐心会消耗殆尽,会议将转入低效状态。

  • 记录要完整及时

会议记录一定要完整、规范,会议组织部门从会议讨论到会议表决,都要有详细记录。下发要及时,会议纪要是一场会议的灵魂,如果没有会议纪要,那么大家对会议理解和后续安排可能会各不相同,会议中提出的待解决事项和一些关键想法,可能被人遗忘。因此会议召开后应在一天内及时下发会议纪要,增强会议时效性,发挥会议作用。

  • 进行任务分配与跟进

把工作事项一一列出来,对应责任人与时间,合理分配。在会后的几天里,要检查部门对会议决议的贯彻落实情况。只有持续跟进,才能保证会议决策顺利落实,保证会议精神得以贯彻。

  • 利用数字化会议系统管理会议

随着数字化进程的加快,在公司董事会会议、高管会议等各种会议的召开上,越来越多的企业利用数字化会议系统来进行会议管理。实践证明,应用数字化会议系统来管理会议,会让会议从会前到会后全流程都变得更加高效,让会议决策得以更迅速的落实到位。

会前会后®(Azeus Convene®)是一款助力企业更高效管理的数字化会议系统,公司总部位于中国香港,在新加坡主板上市交易。作为一款功能强大的会议管理工具,会前会后数字化会议系统涵盖了会前、会中、会后全流程的会议管理与服务,为企业提供一站式会议解决方案,以其灵活性、易用性及端到端的安全性备受好评。

某银行机构董秘办公室的张女士表示,自己的工作职责包括公司董事会会议的筹备,在公司使用了会前会后数字化会议系统进行会议管理后,董事会会议的召开比之前有显而易见的进步与高效。主要表现在:

会前:董秘可以在后台一键发送会议通知,包括会议时间地点、会议主题、参会人员、会议议程、会议提醒等各项信息;可附上电子版会议材料,董事可随时登录软件查看会议通知及会议材料,做好会议准备;如若材料有修改,董秘可以重新上传,材料将实时同步更新到董事设备端……节省了董秘打印材料会前准备的时间,便于董秘高效开展工作。

会中:会前会后提供实时同屏、激光笔、一键更换主讲人、投票表决、项目跟进、文件签字等全流程的会议功能支持。实时同屏、激光笔等功能让每位董事都能集中注意力在会议议题上;项目跟进让董事在会中便可将任务具体安排到人,可设置任务完成时间,任务的后期执行情况也能实时显示,功能强大成熟。

会后:可一键自动生成与分发会议纪要与会议文件包,保证会议纪要下发的及时性。

会议最大的成本就是时间成本,利用会前会后数字化会议系统,从会前准备到会后落地执行全流程服务,节约会议时间的同时,能够促进会议决策圆满落地执行,让企业会议的开展更有效率。

截至目前,会前会后数字化会议系统已在全球100多个国家备受信赖,遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

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