实行会议文件全面电子化，会议文件管理更高效便捷！

大数据时代，随着数字化转型已经由概念逐渐落地到多个行业领域中，实行会议文件全面电子化、进行更高效便捷的会议文件管理，渐渐提上越来越多企事业单位数字化转型日程。

传统会议文件打印及管理困境

众所周知，传统会务中，如上市公司三会、管理会议等，都会涉及大量纸质文件的印刷、分发、保管、查阅等工作，这样的会议管理方式不但造成公司人力资源浪费，以纸张为载体的文件也有违如今节能减排的要求。

某银行董秘办公室的李女士表示，他们公司每年要召开13次董事会会议与无数的专业委员会，每次会议都要提前打印上千张甚至上万张的会议文件，换算下来，每年至少要打印数十万张纸，不但费用过高，浪费纸张，还降低了他们的工作效率。

不光会议打印耗费巨大，后期会议纸质文件的管理存储也有一定困难：
安全风险：频繁的借阅调用,使得文件面临“消耗性”损毁或破坏问题，甚至有丢失、篡改及窃取的风险。
◎ 检索不便：检索效率低下，准确性较差。
◎ 调用不便：受制于地域限制，无法满足异地检索、查阅、调用功能。
◎ 效率低下：会议文件整理归档工作需要花费大量的时间和精力，效率低，造成人力资源的浪费。
◎ 成本较高：
传统的档案室存储文件需要布置：
红外防盗报警系统、库房温湿度控制系统、视频监控系统、新风系统、门禁管理系统、档案库房专用气体消防系统、漏水检测自动报警系统、烟雾感应检测系统 等等……
会议文件的存储同样，建造成本及维护成本较高。

李女士称，除了以上这些痛点，他们公司还会在会议结束后，对所有纸质文件进行扫描，保留电子文件存档。但由于会议文件太多，每次扫描都占用了太多工作时间，耗时又耗力。后来公司在多方比对下，决定使用会前会后数字化会议系统，用电子化文件代替纸质文件，减少会议用纸量，同时也能满足公司会议文件的电子化存储需求，对会议文件进行更安全更高效的管理。

全面实现会议文件电子化

会前会后数字化会议系统，能满足会前、会中、会后全流程会议文件电子化需求，真正实现文件数字化、传送网络化、阅读电子化和交流即时化的理想。告别以纸张为载体的文件，优化会务工作，提高工作效率。

会 前： 接收会议电子文件进行浏览审阅并批注，批注可保存 会 中：实时同屏、随时批注，表决投票、文件审批签字、会议纪要导出等线上功能完善 会 后：一键导出会议电子文件包，将所有会议文件和资料，包括会议前资料性材料、会议期间形成的决议文件等，全部打包归拢整理，同时保留材料上会议批注，从而实现会议文件的全面电子化存储。保管会议文件省时又省力！

会前会后还可以做到：

• 会议文件线上检索：方便快捷的进行文件的查询及调阅，无需担心异地无法调阅问题。
• 会议文件权限设置：可以针对文件进行浏览权限、下载权限设置，防止文件数据信息丢失、篡改、窃取风险，推进会议文件保密安全化管理。同时，会前会后应用多项技术来确保会议文件安全。
• 操作简便灵活：界面直观简洁，操作简单易懂，让会议文件管理更高效便捷。

会前会后数字化会议系统，让企业会议的召开更符合现代化公司会议需求，同时作为“会议文件存储数据库”，让会议文件的管理和存储更智能且高效！