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会议控场 | 线上线下混合会议中如何有效控场?

forrestyang 发布于 2024-04-25

会议中经常会出现各种状况,影响会议质量。例如会议总是拖沓,延长会议时间,或会中无法控制,在单一议程上周旋良久等等。这时候需要会议人员或会议工具进行有效控场,提高会议效率,确保会议按照预设流程和节奏进行。

在线上线下混合会议中,会议控场难于线下会议,因为不只要兼顾线下会议的参会者,还要兼顾线上会议的参会者。会前会后系统通过会议定时器、文件同步翻页、屏幕锁定等几个方面,帮助主讲人有效控场。

时间控制:会议定时器

一场高效的会议除了对流程的把控,环节的畅接、参会者的互动与高质量的会议结果,还体现在对会议时间的把控。除了会议中的会议定时器,创建会议时即可设置每个环节的时间,作为会中各环节会议定时器的初始时间,若会中时间延迟,下一环节的时间则会重新计算。

会议控场 | 线上线下混合会议中如何有效控场?插图

屏幕控制:文件同步翻页

在线上线下混合会议中,会议控场的一种方式需要集中每一位参会人员的注意力。在高管会议或董事会会议中,一些高管董事喜静,不愿自己翻页,或是翻页进步不一,注意力难以快速集中到一个页面上。会前会后能够帮助主讲人集中会中参会者的注意力。

会议文件同步翻页有助于在会中同步所有参会者的文件,参会者屏幕中的文件随主讲人的进度同步翻页,以便于讨论。同时支持主讲人随时一键控制屏幕/一键解除控制,参会者随时退出主讲人的文件页面控制,随时自主浏览,随意阅读。

进度控制:锁定屏幕

当需要控制会议屏幕,禁止参会者自主阅读时,主讲人可以强制锁定参会者的屏幕,让参会者的设备上只能跟随主讲人的页面翻页。这样会议的进度则更多依赖于主讲人,参会者也能将更多的时间与注意力集中在主讲人的汇报中。

安全控制:角色/议程权限控制

提前针对会议的各个议程、各个任务、参会者身份等方面赋予不同的权限,保证相应议程的内容与机密的信息只能被相关的人看见。在会议过程中,平衡好参会者、汇报者、旁听者等各种会议角色的权限,能够更好的维持会议秩序,有序地进行各项议程。

会议控场 | 线上线下混合会议中如何有效控场?插图1

通过在会前会后系统中提前创建会议,以预设的会议流程为框架,形成刚性约束,控制整个会议流程有序进行。平衡会议控场与参会者的会议体验,避免会议延迟,提高会议效率。

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