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定期例会如何创建会议任务?这有一个方便可复制的小秘诀

forrestyang 发布于 2024-01-25

在一些企业中,需要定期召开生产经营或行政等工作例会,来加强企业管理工作,及时解决企业管理工作中遇到的问题,并对近期工作安排部署。定期例会是周期性的会议,主要用于讨论组织内部事务、交流信息、协调工作等。会议定时并且会议大致内容是固定的。

定期例会:创建会议任务有什么注意事项?

在会议系统中,管理员需要提前设置不同时间的同一主题会议。但多次召开相同主题的会议,相似的会议题目与会议记录容易对参会者造成视觉干扰,影响后续消息的查找与记录的保存。

定期例会如何创建会议任务?这有一个方便可复制的小秘诀插图

除此之外,还需要注意以下几点:

1、提醒会议时间,部分企业领导例会以周为单位,在日期上并非是固定的数字。

2、会前通知明确会议议题和议程,提高会议效率和会议质量。

3、会前做好充分准备,重复多次开启的会议,可能会降低领导的耐心与容错率。

4、加强会议保障,保证会议有序高效进行。

5、会议记录分类保存,加特定标签以区分不同周次例会的主要内容。

6、会议督办任务进行及时的反馈和跟进,决策及时落实。

在每一例会前,管理员都要充分做好会前协调和材料准备,使出席会议的领导提前收到会议通知,了解会议议题和议案,做到会前沟通到位、信息对称,并做好会议保障服务,并在会后督办任务,落实会议决策。有序存储定期例会会议记录、会议资料,保存过往每次会议的内容,方便未来探查往期会议资料时,随时可以提供充分的数据支撑。

会前会后与定期例会

当管理定期例会时,可以通过重复召开“这次会议”而有序完整的保存会议资料。一次会议重复召开,把原本定期例会中的每一次会议作为“这项会议”的子项议题,会议资料作为子项议题的会议议案。

因此,将定期例会在会议系统中简化成一次会议,每周例会内容都是这次会议的“子议题”,“这次会议”下有多个议题,每个议题皆是一次小会议的会议记录。这样既能清晰明确地保存了往期会议的会议记录和会议资料,又不会过多出现重复相似性的会议记录扰乱视线。

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如何有效进行高管会议管理?

会前会后董事会门户为董事会会议、高管会议提供一个安全的数字环境,供管理员和参会高管相互协作并共享机密文件和信息。同时,会前会后还包括安排和组织会议、设置议程、分发会议文件包和会议通知、管理所有相关文件的访问以及在会议开始前创建私人或共享注释。

在会议期间,高管还可以通过会前会后进行投票、签署文件、分配督办任务或实时记录会议批注。最后,在会议结束后,会议管理员可以立即导出会议纪要供参会领导签字,跟进会后督办任务并跟踪任务完成以确保会议落实以及合规性。

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