无纸化会议系统的发展史

21世纪初期的公司财务丑闻对无纸化会议会议提出了新的需求，不仅仅是需要让会议更加高效，而且要符合最新的“萨班斯 – 奥克斯利法案”。然而因为技术原因无纸化会议系统产品在随后的几年中都很难在市场上立足。但在过去十年中，情况发生了巨大的变化。无纸化会议系统技术得到了广泛的普及，越来越被世界各地的公司认可。

20世纪90年代末，互联网迅速成为主流技术。人们争相购买个人电脑，利用互联网服务提供商上网查看万维网所提供的信息。

那时，前瞻性的董事们开始想办法利用互联网数字化无纸化会议会议。但无奈技术有限，因此直到新千年无纸化会议系统技术才在市场上正式被引入。

之前的无纸化会议系统实质上就像 “电子图书馆”，只不过是把无纸化会议会议资料在线存储。在促进合作或管理无纸化会议方面没有起到太多作用，但它证明了软件在数字化无纸化会议会议流程上拥有非常重要的市场,，为无纸化会议系统打下了基础。

21世纪初期最有争议的金融丑闻发生于安然公司，一个成立于1985年的拥有数十亿资产的公司，也是当时美国乃至全球的最大公司之一。

安然丑闻

除了电力和天然气，安然公司也曾扩展到通讯、纸张和纸浆行业。到2000年，它有约20,000名在职员工和1010亿美元的营业额。创历史新高达到每股90美元，公司连续六年被《财富》杂志评选为“美国最具创新精神公司”。当时，安然似乎会一直发展下去，没有人会相信，在这个新千年才过去了一年，这个能源巨头会申请破产，雇员没了工作，投资者蒙受也重大损失。

直到2001年12月，安然被发现参与了计划并执行的财政欺诈。

首席执行官Jeffrey Skilling和首席财务官Andrew Fastow开发了一套复杂的系统，隐藏了该公司的数十亿美元的债务。他们还设法欺骗安然无纸化会议和审计委员会，让他们以为该公司在创收方面表现优异。

后来电信行业经历了低迷时期，安然的股票也开始下滑。 2001年8月14日，Skilling借以“家庭问题”辞去首席执行官职务，安然股价继续下滑。接任首席执行官的是安然公司董事长Ken Lay。

这个阴谋从内部开始被揭开，安然公司的副总裁Sherron Watkins发送了一封匿名信，声称Skilling是因为他的欺诈行为而离开。她还表达了对安然账目计算真实性的怀疑。

安然的股价大幅下跌至每股30美分，公司宣布第三季度亏损达6.18亿美元。美国证券交易委员会（SEC）开始着手调查，安然高层最终承认通过夸大公司收益来吸引投资者。

2001年12月2日，安然正式破产。后来，Skilling和Fastow被押入监狱，Lay定罪前死于心脏病发作。

2002年“萨班斯 – 奥克斯利法案”

除安然以外，其他公司，如WorldCom，Adelphia和泰科国际也都涉及了金融丑闻。为了应对这些违反商业道德的行为，美国联邦引入了一项新的法律，2002年的“萨班斯 – 奥克斯利法案”（Sarbanes-Oxley Act），以美国共和党的两位立法者保罗·萨班斯（Sena Paul Sarbanes）和迈克尔·奥克斯利（Michael G. Oxley）命名。法律要求上市公司和会计师事务所在发布企业的利润和损失等方面需要执行更严格的标准。

尽管这只是一项美国法律，但影响了全世界。毕竟，许多跨国公司总部设在美国。在美国境内做生意的外国公司也需要遵守。

无纸化会议系统

新技术的发展和不断的公司丑闻扩大了希望无纸化会议会议进程更高效的需求，使得无纸化会议会议在方便和安全的同时，还要严格遵守法律的规定。在2002年，BoardVantage就是这一类软件的提供商之一。该公司与其他提供类似服务的风险投资机构接洽。

然而，电子图书馆的市场（“无纸化会议系统”一词还不存在）仍然是小众的。只有核心雇员才能使用它，而且功能仅限于在笔记本电脑上访问会议文件，没有太多人可以做到这一点。

经过了三年多的时间无纸化会议系统才在市场上拥有了明确的类别。技术发展需要时间，公司无纸化会议也需要逐渐适应这个想法。

2002年以来开始的一个简单的会议文件存储系统在十年后演变成一个综合的无纸化会议系统解决方案。虽然BoardVantage是一个先驱，但后来随着Boardbook，BoardPad和会前会后这样的厂商进入则大幅度的完善了无纸化会议系统技术。

2000年，AIG SunAmerica想要一个基于网络的系统，简化和集中交付会议资料。他们希望系统方便，灵活和友好。更重要的是，他们希望它是安全的。

Diligent Boardbooks回应了AIG SunAmerica的需求，研发了一款能够简化和集中交付会议资料的系统。到2002年，Diligent Boardbook一直都在试图为他们的系统找到一个市场。

BoardVantage也是二十一世纪初的电子图书馆的首批提供商之一，2002年底已经获得风险投资资金。但是如前一篇文章所述，这些电子图书馆作为会议资料的安全存储空间。他们让无纸化会议成员摆脱了沉重的包装，但其余的会议过程却跟以前基本一样。

当时希望电子化无纸化会议议的组织的解决方案是使用现有的IT基础架构开发自己的电子图书馆。因为电子化无纸化会议会议的需求很少，也缺乏服务提供商，其实没有别的选择。

无纸化会议系统发展史的第一阶段通常被称为“访问”阶段，如Boardvantage的白皮书所述。此后，电子图书馆主要作为被动工具存在，成员可根据需要访问下载或上传会议文件。一段时间内，这已经可以满足当时的需求了。

但随着技术越来越好，公司治理越来越精确，迫切需要一款能够解决无纸化会议会议流程体系的系统。2002年“萨班斯 – 奥克斯利法案”要求组织在报告中更加透明，需要记录一切相关的信息。因此，无纸化会议系统进化的下一个阶段是“进程”阶段。在2005年左右，“无纸化会议系统”一词终于出现了。无纸化会议系统不仅仅专注于无纸化会议成员的需求，也解决了企业秘书的需求。安排无纸化会议会议，发出邀请，准备无纸化会议会议组织，取消会议纪要和其他任务在无纸化会议系统上变得可行。

董事们也倾向于选择提供商而不是自己去开发无纸化会议系统。美国五金零售连锁店True Value也曾尝试创建自己的无纸化会议系统，但结果无纸化会议成员说公司开发的系统太难使用了。True Value最终选择了BoardWorks的服务。

在这段时间里，开始有更多的供应商提供无纸化会议系统服务：BoardEffect，Director’s Desk和BoardPad都是其中之一。

但真正的改变规则的人iPad出现了，它是2010年首次发布的。相比于笨重的笔记本电脑，无纸化会议成员可以使用这些方便的平板电脑进行无纸化会议议。无纸化会议成员第一次拥有真正的移动性，无论在哪里他们都可以互相合作。用户可以通过多点触控功能直接在iPad上进行写入和绘图，就像在纸上一样，进一步打破了障碍。这些属性为第三阶段“协作”阶段铺平了道路。远程无纸化会议议所需的技术已经存在，提供商们也很快意识到这一点。

会前会后就是新一代无纸化会议系统市场的成员之一，于2012年推出。与行业中的知名名牌相比，会前会后进入市场的时间更加完美。云计算和移动设备正在兴起，会前会后利用这些技术实现了无纸化会议议的综合解决方案。会前会后同时适用于iPad，iPhone，Android和Windows设备；它还是一个建立在Amazon Web Services或用户自己的独立服务器的安全的无纸化会议系统。

从简单的文件服务器到综合的解决方案，无纸化会议系统确实有很长的路要走。那么，无纸化会议系统的未来会是什么样的？这一切都取决于未来几年发展的技术。全息会议可能会像现在的远程会议一样常见。让我们试目以待。