不少企业正在寻找能够多人基于同一份文件同时批注的会议工具,不仅是主讲人,其他的参会者角色也可以实时批注、勾画,并将批注勾画内容实时展示给大家。企业之所以寻找这样的会议工具,是因为在批注方面存在以下问题:
1、参会者各自批注各自的文件,无法集中至一处
在传统会议中,参会者每人一份文件,每位参会者在自己的文件上勾画或批注,这样自己的想法不能展示给其他人,只能在讨论中以口述的方式向其他人说明所指的位置。这既增加了沟通的时间成本,又增加了沟通的难度。
每个人都把思路或想法记录在自己的文件中,这导致大家的意见无法快速有效的集中交流,到讨论的环节时浪费了更多时间在统筹上,而非将更多时间留于讨论中,本末倒置。
2、多人共享编辑,改变了文件内容
许多在线协作软件有多人在线实时协作功能,这能帮助更多参会者之间在文件上实现多人的批注共享。但是在多人共享编辑的模式下讨论和编辑,轻松容易地改变文件的内容、造成内容的混乱。
3、只有主讲人能批注
在一些会议软件中,只有主讲人能够在屏幕上进行批注。主讲人在共享屏幕勾画文件,批注无法保存,其他参会者也无法加入批注。
在会中,多人基于一份文件实时批注是多人共享批注最便捷的方式。以文件为白板,每一位参会者可以通过选择共享注释还是私人注释来决定批注是对所有人公开还是仅对自己开放。安全、方便、协作、共享,无论是会中还是会前会后,基于同一份文件的多人同时批注都能大大提升参会者的互动效果。