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如何说服无纸化会议成员采用无纸化会议系统

ericxu 发布于 2017-10-16

到目前为止,您已经知道了无纸化会议的许多好处。如果您是某个组织的 CIO 或 CTO,那么实施从纸质的无纸化会议文件到无纸化会议管理系统的改变很容易,无纸化会议成员应该也能很快适应。但你是否对此抱有怀疑?

我们来看以下一项2009的研究的数据,在这项研究的33家公司中,无纸化会议成员的平均年龄为60以上。一些公司的平均年龄甚至达到65岁以上。尽管许多公司,尤其是初创企业拥有年轻的创始人和首席执行官,但他们的无纸化会议成员往往由婴儿潮一代组成。

X 一代和 Y 一代的人对新技术的使用更加开放,但婴儿潮时期的人一般不会太快适应它…..难道不是吗?但你可能会感到惊讶,说服无纸化会议成员去数字化无纸化会议议可能会比你想象的要容易得多。

根据这篇福布斯文章,婴儿潮一代是 “积极的用户和技术的塑造者”。他们名下有可支配的收入,他们把钱花在不同类型的硬件,软件和在线服务上。他们可能不是第一个使用新推出的技术,但它们很快就赶上了新一代的差距。尼尔森媒体研究的洞察力分析和政策高级副总裁帕特里夏麦克唐纳在2010年说,40% 的在技术上的消费来自婴儿潮一代,即使他们只占人口的25%。

现在比以往任何时候都更加真实。根据 Forrester 在其年度技术基准研究中公布的结果来看, Y 一代通常是新技术早期的采用者,而 X 一代对于新技术从不吝啬,但婴儿潮一代却并没有远远落后。仅在 2012年,他们将平板电脑的使用率从2011年的6% 提高到了14%,他们正在适应新技术。

与年轻的同行相比,他们在购买方面也很精明。微软和AARP协会的一项2009研究报告说,婴儿潮一代是精明的消费者,他们为特定得用途去购买技术,而不是那些X一代和Y一代购买技术是为了第一个知道的。

因此,如果你想让无纸化会议成员接受无纸化无纸化会议会议,你必须强调像 BoardPad,Boardvantage,Boardbooks,和会前会后这样的无纸化会议系统的丰富的功能,可以满足他们的个人需要。无纸化会议成员可以做出最适合公司的战略决策。

如果您决定选择会前会后作为您的无纸化会议会议解决方案,以下是您需要无纸化会议成员去了解的:

严谨的规划

喜欢所有细节都被准确规划的无纸化会议成员一定会非常欣赏会前会后的内置日程安排和议程功能。他们可以要求公司秘书安排会议,准备议程,创建参与者名单,编制会议文件,并向与会者发送电子邀请。而所有的这些都可以在无纸化会议系统上完成。无纸化会议成员也可以提前在他们的 iPad 或 Android 设备上检查计划会议和阅读会议资料。

频繁出差

经常出差的无纸化会议成员能获得更多的收益,因为会前会后让远程会议成为可能。参与者可以随时随地的使用 iPad,iPhone,Android,或 Windows 设备参加无纸化会议会议。在无纸化会议会议之前,他们还可以随时在无纸化会议系统上访问会议材料。

添加备注

会前会后为喜欢添加会议备注的无纸化会议成员准备了一套注释工具。他们可以使用荧光笔工具标记重要文本,在粘滞便笺上键入备注,并记录主要决策、操作项和待处理事项以进行后续工作。如果他们想用手写添加笔记或者制作图表,也可以采用手绘工具,批注过的文档还可导出为可以共享给他人的 PDF 文件。

回顾会议内容

喜欢检查会议资料的无纸化会议成员将会发现会前会后的文件存取、共享和管理功能相当有用。他们可以使用拖放功能上传私有文件,并根据需要进行修订。他们还可以查看带注释的共享文档,也可以访问以前的版本。他们可以选择使用基于云的无纸化会议系统或其组织自身的基础结构。

注重安全

会前会后使用256位高级加密标准 (AES) 对文档进行加密,并且使用256位的AES加密为文件传输过程加密,保证文档安全免受未经授权的访问。关注重要资料安全性的无纸化会议成员一定会对会前会后的安全性感到满意。同时会前会后还提供了很多其他的安全功能,比如访问权限管理、审核日志记录、多层身份验证和一键清除被盗设备上的资料等。

记住,年龄只不过是一个数字。人们不愿意去接触新技术只是因为缺少接触,所以一定要提供无纸化会议成员充分的信息,新的无纸化会议会议解决方案才能全面实施。你也可以要求试用

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