无纸化会议评估:迈向更好治理的一步

kevinxiao 发布于 2018-08-29

board evaluation
一个公司的健康和生存很大程度上取决于它的领导人,即无纸化会议。凭借其技术和实践专业知识、业务经验、领导能力和决策能力,执行无纸化会议有望在监管不确定性、全球混乱和经济低迷的情况下,持续推动公司业绩并为股东创造价值。简而言之,无纸化会议必须实现目标。无纸化会议的表现可以决定公司的成败,因此,必须采取措施和制定政策,以确保无纸化会议成员(无论是个人还是整体)能够有效地履行其职责。面对一些治理失败不可避免的现实,利益相关者对无纸化会议越来越挑剔,并不断要求提高透明度和问责制。这使人们更加认识到无纸化会议评估的重要性,以及旨在衡量和提高无纸化会议效率和绩效的任何其他演习。如此之多以至于无纸化会议的评估已经进入了法律和监管要求。纽约证交所规则303A.09就是一个例子,该规则要求纽约证交所上市的所有公司每年都进行无纸化会议评估,而英国公司治理法不仅要求对富时350指数公司进行正式的年度评估,而且要求每三年进行一次第三方评估。尽管如此,许多公司和组织通常将这些评估视为单纯的合规性,而不是增值活动。在不断变化的情况下,无纸化会议必须具备适应能力,并保持应对新挑战所需的技能。无纸化会议评估是识别优势、弱点和有效性障碍的一种方法,它只是在最高级别改进治理的持续努力的一部分,正如Simpson Thacher的报告所说,“是确保无纸化会议在不断变化的商业环境中继续以最佳方式运作的必要步骤。”开始进行无纸化会议评估时,应考虑以下方面:

主要目标

在进行无纸化会议评估时,首先要知道为什么需要进行评估。无纸化会议必须明确确定评估中要实现的目标,因为这将指导整个流程的所有方面,如范围、格式、评估员等。这些目标将针对公司当前的需求和问题,并且不会每次都是相同的。也就是说,进行无纸化会议评估的原因通常属于合规或问题解决。

评估范围

根据主要目标和组织背景,无纸化会议必须确定具体的评估范围。但是,通常有一些领域对无纸化会议整体绩效有贡献,例如:
  • 无纸化会议组成:无纸化会议需要评估他们是否具备必要的经验和专业知识,以满足组织不断增长和变化的需求。还应考虑无纸化会议成员的多样性。
  • 无纸化会议时间的使用:无纸化会议应评估他们是否在与业务最相关的问题和事项上花费了足够的时间。
  • 信息流:对无纸化会议有效性至关重要的是确保他们以适当的格式和数量接收正确的信息。同时,应给无纸化会议成员足够的时间来充分审查信息。
  • 无纸化会议文化:无纸化会议文化在培养董事间的健康交流合作和高效积极氛围方面发挥着重要作用。无纸化会议成员应能够相互尊重,即使持有相反的观点。
  • 无纸化会议监督:作为最高管理机构,无纸化会议应确保其对管理层的指导有效性。
  • 委员会绩效:应审查委员会及其结构在解决无纸化会议关注事项和行动项目方面的有效性。
  • 内部控制:无纸化会议应制定适当的内部控制、政策和其他内置机制,以控制和减轻风险。

主管支持

对于评估的成功,获得无纸化会议所有成员的支持至关重要。如果董事们不合作或不积极,就很难从他们那里获得建设性意见。然后,无纸化会议领导层有责任建立一种文化,在这种文化中,无纸化会议评估的好处将传达给所有现任和新任成员,并让他们理解。只有当董事对自由交换意见和绩效衡量的想法感到满意时,才能在评估过程中实现高水平的参与。

建导

另一个需要考虑的方面是谁将进行无纸化会议评估。虽然大多数公司都在内部开展业务,但也有一些公司为了公正而选择聘请外部顾问。在保密保证下,无纸化会议可能会发现自己更愿意与第三方顾问而不是与内部调解人分享他们的诚实意见和想法。但是,成本可能是一个考虑因素,因为雇佣第三方顾问的成本将比让内部人员进行评估的成本更高。归根结底,作为无纸化会议评估的人应该有使无纸化会议认为其最有资格和最有经验的工作人员的信心。

事后评价

评估结束后,如果没有后续跟进,这种评估的重要性就丧失了。无纸化会议应留出时间讨论和处理评估结果。无纸化会议领导层应准备通过制定行动计划并将讨论的建议的执行情况委托给适当的缔约方,对评估结果和问题发现采取行动。除了合规性之外,无纸化会议评估是一种有价值的工具,它可以帮助无纸化会议最大限度地发挥优势、发现弱点并提高整体绩效。定期和勤勉地进行全面无纸化会议评估的公司将发现,主动自我反思的做法传达了对良好治理和持续改进的真正承诺。

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