董事信息同步不及时?文件安全没保障?试试这一招

forrestyang 发布于 2024-06-13

信息同步是团队合作的基础,董事信息同步不及时极易造成信息不对称影响沟通交流和决策,如何保证及时将信息同步给所有董事?可以尝试将董事会的文件及归类整理到一个平台上,董事需要文件时可以从中查找,需要董事审阅的文件可以向董事推送通知,同时对涉及隐私和敏感信息的内容。

董事信息同步不及时?文件安全没保障?试试这一招插图

在分发文件中注意保护隐私安全,帮助企业文件存储、管理、共享与协作,使用会前会后系统管理董事会文件,平衡安全性与便捷性,主要优势在:

多端访问、多端同步

会前会后系统可以多端访问、多端同步,避免在董事的不同使用设备中存在信息差。董事无论使用手机、平板,还是笔记本电脑,浏览记录、文件批注等所做操作都会在不同使用设备的个人账号中同步,这确保董事无论在哪台设备上登录,账号内容都能保持一致。

文件集中管理,工作有痕迹

文件存储散乱、查找困难,信息共享低效,存在泄露风险……在企业文件管理中,董事会的文件信息是公司核心的机密信息。邮件等平台并不适宜内部机密文件的分发与传输,不仅是因为文件传输平台散乱,无法集中管理机密信息,还因为无法控制信息的本地存储。

会前会后系统集中存储董事会的信息,构建董事会内部信息文件平台,成为董事存取文件的唯一方式。无论存取、查看或下载,皆有审计跟踪保存记录在后台。

文件内容实时沟通,多样化的沟通方式

当董事会成员之间的信息交流不畅,很难满足董事及时获取决策所需的重要信息。理性和经验、内部和外部、争议与困惑、反对与同意交织在一场决议中,充分沟通,有利于促进董事会成员间消除分歧达成共识。

会前会后系统支持董事在浏览文件时实时在文件上留下批注,共享给其他董事;或者采用讨论群组的方式,和想交流的董事(们)单独沟通,便于增强议事民主气氛,提高董事的议事参与度。

文件安全管控,安全保护

文件安全管控,着重于分发与下载、权限控制、存储与删除等方面。会前会后系统有细颗粒度的文件权限、自动文件水印、双重身份验证,审计跟踪、排期删除等安全手段,从内容和外部两方面为董事会文件提供安全保护,保护企业机密看数据信息只留在会前会后平台内部。

董事信息同步不及时?文件安全没保障?试试这一招插图1

会前会后系统能够促进董事会工作规范与留痕,把控决策、审议、会议的流程规范,加强董事会不同成员间的信息共享,减少信息不对称,促进董事会成员协同工作与达成共识,督办董事会会议决议执行落实。以数字化赋能董事工作履职,提升董事会运行管理效能。

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