机要秘书是什么，文件工作如何兼顾程序性和效率？

按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。机要秘书是指在党政军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书常包括译电员、机要保密员等。机要秘书主要工作内容是收发、登记、保管机密文电资料，妥善安排领导的各种活动日程。

国企中的机要秘书

与此之外，在一些国有企业的董事会和特定部门中，也存在着这一职业。在一些企业的招聘中披露，机要秘书主要负责：秘书管理、会务管理以及公文管理三个部分的事务。在秘书工作方面，包含高管机要服务、行政服务及基础服务等，以及组织督查督办高管决议事项落实情况，编制督办工作记录；在会务工作方面包含统筹公司会议管理、组织经理办公会、一把手会议，监督、协调会议决议落实情况；在公文管理方面，机要秘书需要搭建公文管理体系，统筹公文标准化建设和公文能力建设、统筹内外部收发文管理、编撰审核高管演讲稿和汇报材料等公文并组织公司年度总结编制。

机要秘书文件工作的程序性

在文件方面，文件的搜集、归档都需要按照严格的程序进行。在机要秘书处理的文件中，大部分文件都带有安全保密的要求。大量的文件搜集、管理、归档、存储等工作需要机要秘书整理，遵守对应程序有利于减少文件工作的失误。

遵守严格的程序能够合理处理各种紧急事项。在紧张的时间要求下，依旧将工作进行的有条不紊，严格按照工作流程、文件指示进行工作。机要秘书文件工作的程序性是工作规范化的象征之一，它能够将随机的工作规范化，将信息传递工作与其他相关工作相关联。“机要秘书的工作过程需要秉持足够的细心与耐心，对于机要文件来自何处、何时接收与何人之手、存放于何地、将要流转于何处等信息，机要秘书必须清楚明了，强化痕迹管理，以便需要时供给查阅。”

提高效率与程序性

机要秘书业务量大、涉及面广，对时限有着严格的要求。遵守严格的程序性有利于提高办事效率和工作准确度。在重要的机密文件工作中，稍有疏忽就有可能造成无法挽回的损失。

随着互联网技术的发展，机要工作也紧随时代的步伐，通过安全的网络系统提升机要秘书的业务能力和水平。通过数字系统对文件、材料等进行收集与处理，分发并存储文件，减轻工作负担，在单位时间内快速准确的处理更多的工作，大大提升工作效率。

会前会后——轻松实现文件上传下达

随着国有企业机要秘书在各部门中的重要枢纽作用提高，对于机要秘书这一职业的要求也愈发提高，网络信息技术素养逐渐成为机要秘书需要完善的能力之一。机要秘书借助会前会后机要秘书软件完成文件收发与传阅，实现文件流转各环节紧密衔接，文件归类、传阅、下发、复印、存档、编号等各个流程制度化、规范化。

同时，会前会后机要秘书软件提供企业级的安全性，在文件协作、文件搜集与分发等方面独有优势。通过集中统一的文件存储库，实现机密信息的安全储存。权限设置、审计跟踪等功能对系统内的文件、操作进行跟踪保护，防止信息泄密导致企业受损。