在几十年之前，即使你问最能引领技术潮流的董事什么是无纸化会议电子会议，或者问他们使用什么样的会议软件，他们根本就不知道你在说些什么。然而到现在这种技术的采用与全球化和数字化一样来的这样迅猛。2017年，每一位CTO或电子技术顾问都会熟悉一些无纸化会议系统的供应商，越来越多的组织正使用不同的方法来利用这种技术。有意思的是，董事们还会自己提出不同的需求，而他们的这种需求很适合这种数字化会议解决方案的应用场景。
但是，在我们研究企业如何使用无纸化会议系统之前，我们来看看为什么我们会需要他。
为什么企业需要一个无纸化会议系统？
无纸化会议系统的兴起最初是由“财富”杂志曾经称之为“美国最具创新力的公司”的Enron集团推动的。他曾经是华尔街的宠儿，直到他们陷入了数十亿美元的债务丑闻中。这个丑闻是无纸化会议系统发展历史上的一个里程碑，因为它不仅揭露了一个计划严密且执行完美的会计欺诈行为，而且也证明了无纸化会议系统是管理人员可以轻松解决问题的一个有限途径。从那个时候开始，许多企业就开始寻找一款高度安全且合适自己企业的开放式无纸化会议系统软件。
经过几次财务丑闻之后，大多数公司和企业集团都在寻找一款类似的无纸化会议系统解决方案。这些需求成为许多软件供应商所要解决的核心目标，即：
安全性
无纸化会议会议软件实际上是一种分享，阅读和管理不像电子邮件那样容易窃取，或者像纸质文件一样容易丢失的数字化文件的软件，所以安全性及其重要。
数据的高效访问
除了安全，所有的无纸化会议会议的材料必须可以提供给所有授权访问的人。因此，会议材料应该易于访问，同时允许：
- 董事和工作人员远程工作
- 与其他无纸化会议成员同步的修订材料
精简会议流程
精简会议流程是不是无纸化会议系统解决方案的最重要方面还有待商榷，但不可否认，这种变化是具有革命性的。纸质会议材料需要大量的时间和精力来准备。每个文件包平均100页，即使是10名无纸化会议成员参加，每年召开8次无纸化会议，每年总共有8000页文件需要的管理。这还是在假设文件在会议开始之前不做任何修正的情况下，但实际情况并非如此。除了更高效的准备无纸化会议会议，无纸化会议管理系统也极大的降低了人力资源和纸张成本。
无纸化会议系统的核心需求基本都一样，但不可否认，无纸化会议系统技术的发展对这些需求的产生了重大影响。现在无纸化会议成员们开始主动寻找可以帮助他们的无纸化会议系统，因为他们开始看到提高流程的重要性，而这种变化正2017年变得更加明显。
如何使用无纸化会议系统？
随着越来越多的企业开始使用无纸化会议系统，我们要了解如何在会议室内外使用它们。无纸化会议成员可以以多种方式最大限度地利用无纸化会议系统，主要有：
- 增强会议移动性
- 提高安全性
- 实时更新会议文件
移动式工作文件正在迅速发展，IDC预测，到2020年，仅在美国就将达到1.045亿员工会进行移动办公。这将占全体员工的近75％。这些数字中，肯定包括不少的无纸化会议成员。
无纸化会议成员可以远程阅读和注释文件，在移动设备上进行大部分的工作。这只是无纸化会议系统许多便利性中的一个，它可以更加高效使分散在各地的无纸化会议成员之间进行有效协作，而在此之前，这是决不可能的事情。
当然，如果访问不了数据，就称不上移动性。无纸化会议系统可以不连接互联网进行访问本地文件。无纸化会议系统（如会前会后）允许用户对文件进行排序并将其归档于特定的会议或文件夹。
当然无纸化会议系统的易用性并没有危及到他的安全性。无纸化会议成员可以安心的访问他们的文件，沟通和协作，因为无纸化会议会议软件包括如下安全功能：
- 双因素身份认证
- 文件加密
- 自动清除离线数据
- 远程数据删除
无纸化会议系统的这些变化影响着无纸化会议成员门的使用习惯，无疑他将会继续向更好的方向发展。
随着无纸化会议系统这些数字化会议软件的发展，无纸化会议系统也与其他统一通信工具一起使用，包括IP语音，视频或其他第三方网络会议解决方案。和其他的数字化解决方案一起发展，无纸化会议系统正在慢慢成为在无纸化会议会议中重要的数字化协作工具。
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