在线客服

事半功倍,协同对高管会议有这么重要?

forrestyang 发布于 2024-02-29

在企业的高管会议中,参会高管需要在不同会议任务中发表意见,结合不同意见进行谈论和交流。但是还存在许多问题,包含信息获取与理解的同步、意见的表达与输出,远程参会的高管与现场参会的高管之间的配合等等。

会中协同的作用是通过会议工具,满足参会者的共同合作,共享信息、想法等内容,结合自身专业知识、经验、责任发挥自己的优势,共同完成会议的目标。

会前会后提高参会会中协同能力的功能包括会议同屏、共享批注、同步翻页、屏幕控制、引导激光笔等,这些功能能够有效提高会议质量,促进信息的有效传递和团队协作的加强,主要体现在:

实现信息的实时共享

在意见交流之前,信息的传递至关重要。会议同屏,所有参会者在自己的设备上可以同时看到相同的内容,包括会议文件、会议PPT、投票等。这样传递信息不仅高效,而且确保了信息的准确性和一致性,所有人收到的信息都是同步的、一致的,减少了因信息理解错误或延迟导致的误解。

事半功倍,协同对高管会议有这么重要?插图

提高会议效率

在传统会议方式之下,文件传递和纸质资料分发不仅耗时,还容易产生混乱。不同版本的文件混淆,影响参会者的信息获取,真信息与假信息、新信息与旧信息交织,混淆参会者的视线。但管理员通过会前会后向参会者线上一键分发会议议程和文件,参会者可以实时查看所需的信息。这大大节省了会议时间,使参会者能够更加专注于会议本身,提高会议效率。

批注共享,促进交流与合作

为了传达清晰且相关的信息,每个受众的习惯和角色选择不同的协作方式进行信息的共享和交流。通过共享批注,团队成员可以共同查看和讨论文件,并将意见实时记录在文件上,私人批注便于自己梳理,共享批注便于交流信息。

提供更加生动有趣的演示方式

采用投影的演示方式,需要参会者转身注视一个方向,周围环境中要素过多,难以集中参会者的注意力。但当会议内容在每个参会者面前的小屏中呈现时,参会者只要关注面前的屏幕就可以。同时,演示人员可以利用各种不同的会议工具,如激光笔、屏幕控制、文件同步翻页等,指示文件重点内容,将内容条理清晰地呈现给观众。

事半功倍,协同对高管会议有这么重要?插图1

避免文件版本冲突的问题

会前向参会者发送文件后,可能因为文件内容修改或更新需要重新向参会者发送新版本会议文件。管理员要重复地向参会者解释会议文件的更新内容,但参会者在使用时仍可能混淆文件版本,浏览旧版本文件,导致与其他人信息不一致影响决策质量。会前会后中,在同一文件名称下,新版本的会议文件上传能够覆盖旧版本文件,既往旧版本文件可以在就过往版本记录中追溯,避免了版本冲突所导致的不必要麻烦。

除了在高管会议中使用,会前会后作为董事会会议管理软件,能够覆盖董事会会议的全流程,以解决会议各环节数据共享、资料共享、流程衔接等等董事会在目前工作中面临的困境。用会前会后打破信息孤岛和工作流程断层,增强董事会成员间、董事会工作人员与董事之间的工作连续性与协作能力,有利于持续地降低成本并提高组织效能。

是否对您有帮助?与您的朋友分享!

体验会前会后

了解会前会后如何为您带来卓效的会议体验—无论您在哪里,使用什么平台。

Azeus Convene - Trial

为您的企业获取
会前会后免费版

免费试用
Azeus Convene - Demo

安排免费演示
了解会前会后使用细节

安排演示
Azeus Convene - Price Quotation

了解会前会后
更多产品功能细节

咨询更多