会议文件打印需要3小时,董事遍布全球,金川国际的董事会开成全球最佳治理实践

forrestyang 发布于 2021-12-03

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董事会会议是指董事会在职责范围内研究决策公司重大事项和紧急事项而召开的会议,美国上市公司董事会每年平均召开7次以上会议,董事会下设的各专门委员会召开会议次数更多。而我国上市公司董事会每年平均召开4次以上会议,今后召开会议的次数还应当增多。

金川集团股份有限公司(以下简称金川集团)是甘肃省人民政府控股的特大型采、选、冶、化、深加工联合企业,主要生产镍、铜、钴、铂族贵金属及有色金属压延加工产品、化工产品、有色金属化学品、有色金属新材料等。拥有世界第三大硫化铜镍矿床,是中国最大、世界领先的镍钴生产基地和铂族金属提炼中心,在全球同行业中具有较强影响力。

金川集团国际资源有限公司(以下简称金川国际)于2010年11月被金川集团收购,是金川集团旗下专门开发海外矿产资源和经营矿产业务的旗舰,也积极和贸易商进行铜、钴及镐等有色金属矿产品的贸易。

金川国际董事会由9个成员组成,每年需要召开4至6次董事会会议,为了使会议的准备以及进行期间更加流畅和简洁,金川国际自2015年6月采用了会前会后(Convene)作为董事会会议无纸化解决方案。

为保证会议效率,提前向董事发出会议通知,通知内容包括以下内容:会议日期和地点、会议期限、事由及议题、发出通知的日期。董事会会议国家有法律相关强制要求,必须严格按照规定程序进行的,除了规定时间事先通知所有董事,还要提供足够完善、准确的会议材料,包括议题的相关背景资料和有助于董事理解公司业务进展的信息和数据。

金川国际首席财务官和公司秘书和我们分享了召开董事会令人头疼的问题。

“我们的会议文件至少有200页,如果将待审批的年度报告包括在内的话甚至会超过400页。在采用Convene之前,仅仅是在会议的前一晚打印这些会议文件,就已经需要花费我们三个多小时的时间,除此之外,我们还要筛选出需要彩印的文件以此来节省成本。这迫使我们加班至深夜才能确保第二天的会议材料能够及时送到会议室内。”

他们还表示,曾经寻找过很多董事会会议解决方案,但是都没能带来实质性的改变,直到在杂志广告上发现了会前会后(Convene),我们发现它众多的特点完美地贴合了我们的需求,转瞬间我们已决定采用会前会后(Convene)!

了解到他们的董事会成员遍布中国大陆、布里斯班、伦敦和香港,因此特别钟情于会前会后(Convene)带来的跨地域却犹如亲临现场的会议体验,页面同步及激光笔功能令我们董事之间的沟通更紧密和更有效率。

以最近的一次董事会会议为例,董事在现场针对财务数据提出了一些修改的意见,会议室外的员工就能即时将文件更新并上传到会前会后(Convene)的会议中,转眼间已将修订后的文件下载至各董事手中的平板设备继续进行实际的讨论,这使我们的会议继续进行,不用留待下次会议再进行讨论。负责人再次表示会前会后(Convene)给他们留下了深刻的印象。

为了满足管理和行政人员的需要,会前会后(Convene)提倡更智能的会议——更少的成本,更好的效果。它允许用户运行数字会议,从而增强组织的透明度和责任感。作为一种无纸化会议系统解决方案,它在印刷成本上节省了资金,同时也实现了可持续发展目标。

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关于管理人员使用Convene的体验

感觉在使用强大的会议工具。作为管理者,可以添加私有或共享注释、分配和跟进事项,以及控制其他设备的屏幕同步。参会成员可以通过滑动浏览页面,并通过会前会后(Convene)的实时同步功能立刻获得更新。

同时企业级安全功能通过多步骤身份验证保护信息,无论是否有网络连接,管理人员都可以随时地访问文件,并在必要的情况下,允许远程擦除遗失设备的数据。在管理角度来说,真的大大节省的维护运营的成本和精力投入。

关于行政人员和秘书使用Convene的体验

使用会前会后最直观的感受就是可以使用拖放功能为会议做准备,并一次性邀请参与者,立即分发会议文件;过去需要花费数小时准备、打印、邮寄和销毁文档,现在只需点击几下就可以在几秒钟内发送给无纸化会议。

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行政人员可以轻松跟踪会议环境活动,并通过会前会后的审计跟踪和基于权限的设置机密文件的访问级别。

最让人安心的是会后秘书们可以方便的总结会议记录,通过会中董事所做的批注,和依托模板自动生成的摘要功能,董办的工作人员可以通过搜索历史查看所有会议内容和结果。

合规、易用、安全的董事会软件

会前会后(Convene)是全球三大董事会无纸化会议系统之一,是一套完善的数字化董事会合规解决方案,它可自动化召开和记录董事会的整个会议过程,在一个安全且直观的平台上,保存会议决议和相关项目的记录、生成报告以及审阅文档。

作为董事会专用的门户会议系统,会前会后(Convene)致力于国内外采矿及资源贸易的金川国际完善数字化会议解决方案,为股东和员工建立了一个充满机遇、健康和安全的环境体系,拥有健全决策机制,遵循国际标准的会议流程,符合全球治理典范,且备受信赖。

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